KPI-Bericht im Teiledienst: Analyse in vier Schritten

Im Kundendienst gibt es viele Kennzahlen. Im Teiledienst sind es noch deutlich mehr. Das führt in der Praxis oft zu einem von zwei Extremen: Entweder versucht jemand, alles auf einmal zu verstehen, und gibt nach drei Seiten auf. Oder der Bericht wird gar nicht erst geöffnet, weil „der Teiledienst das schon macht". Beides ist ein blinder Fleck, denn der Teiledienst trägt im Durchschnittsbetrieb fast ein Drittel zum DB3 des Gesamtbetriebs bei. Die gute Nachricht: Für eine wirksame Steuerung brauchen Sie nur wenige Kennzahlen und eine feste Reihenfolge.

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Voraussetzungen

Welche Daten und wer am Tisch sitzt

Für die monatliche Analyse im Teiledienst nutzen Sie drei Datenquellen, die Betriebe der Volkswagen-Konzernmarken jeden Monat über das Berichtswesen der OTLG erhalten:

• KPI-Bericht: eine PDF-Datei mit insgesamt 19 Seiten und allen wesentlichen Führungskennzahlen für das Teilegeschäft, jeweils mit Richtwert, Vorjahresvergleich und Monatsverlauf.
• Geschäftsbericht 1: dieselben Kennzahlen, aufgeschlüsselt nach Dispositionsgruppen, also nach artverwandten Teilegruppen.
• Dispoliste: eine Excel-Datei, in der Sie jedes einzelne Teil mit Wertigkeit, Bestand, Lagerwert und Bestellweg finden.

Wenn Sie als Geschäftsführer oder Serviceleiter keinen eigenen Zugang zur OTLG-Seite haben, hat ihn Ihr Teiledienstleiter in jedem Fall. Lassen Sie sich die Dateien einfach monatlich schicken.

Genauso wichtig wie die Daten ist die Runde. Setzen Sie einen festen monatlichen Termin von 45 bis 60 Minuten an, immer am gleichen Wochentag. Am Tisch sitzen Serviceleiter und Teiledienstleiter, bei Bedarf die Betriebsleitung. Die Rollen sind klar verteilt: Der Teiledienst berichtet, die Serviceleitung entscheidet, der Betrieb setzt um.

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Schritt 1

Den KPI-Bericht öffnen, ohne sich zu verzetteln

Haben Sie nicht den Anspruch, alle 19 Seiten zu verstehen. Für die monatliche Routine reichen die Übersichtsseiten zu den AutoPart-Kennzahlen. Dort finden Sie auf einen Blick:

• Lagerbestände und Bestandswert
• Reichweiten
• Einkauf, unter anderem den BA-Anteil im BS
• die Verteilung auf die Lagerwertigkeiten
• die Richtwerte des Herstellers direkt daneben

Die Kennzahlen sind zur Orientierung jeweils einem Bereich zugeordnet: Bestandsentwicklung, Wertigkeitsentwicklung sowie das Verhältnis von Einkauf und Verkauf. Sie können den Bericht wie eine Tabelle lesen, mit dem aktuellen Jahr, dem Vorjahr und der monatlichen Entwicklung.

Praxis-Tipp: Arbeiten Sie jeden Monat dieselben Seiten in derselben Reihenfolge durch. Erst dadurch erkennen Sie Veränderungen, statt jedes Mal neu anzufangen.

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Schritt 2

Auffälligkeiten finden

Beginnen Sie unten auf der Übersicht, beim Bestandswert in Euro. Die Zahl der Bestandspositionen ist zweitrangig, entscheidend ist das gebundene Kapital. Legen Sie den Bestandswert auf die Zeitachse und schauen Sie, in welche Richtung er sich bewegt.

Ein Beispiel aus einem Betrieb, KPI-Bericht zum Dezember 2025:

Die erste Erkenntnis ist also: Der Betrieb hat im Laufe des Jahres Bestand aufgebaut. Das ist noch kein Problem, aber eine Frage wert. Im nächsten Schritt wollen Sie wissen, wie sich dieser Bestand zusammensetzt.

Dafür schauen Sie auf die Lagerwertigkeiten. Sie zeigen die Altersstruktur des Lagers und wann es zuletzt Bewegung auf einem Teil gab. Besonders kritisch sind zwei Gruppen, die wir im [Artikel zu den Lagerwertigkeiten](LINK ARTIKEL 3) ausführlich erklären:

• Wertigkeit 5F: neu bestellte Teile, die seit mehr als einem halben Jahr ohne jeden Verbrauch auf Lager liegen. Der Richtwert des Herstellers liegt bei 0 %. Im Beispielbetrieb waren es zum Jahresende 0,8 % oder rund 2.400 €.
• Wertigkeiten 6 bis 9: Teile, deren letzter Verbrauch lange zurückliegt. Je höher die Gruppe, desto älter der letzte Verbrauch und desto kritischer der Bestand.

Als dritten Blick lohnt sich der BA-Anteil im BS, also der Anteil der automatischen Nachschubbestellungen im Bevorratungssortiment. Sinkt er, wird im Tagesgeschäft zu viel manuell per Sonderauftrag bestellt. Das weist fast immer auf Lücken in der Auftragsvorbereitung hin. Der Richtwert liegt bei über 75 %.

Entscheidend ist dabei der Trend, nicht der Einzelwert. Ein Monat mit Ausreißer ist normal. Als Faustregel gilt: Bewegt sich eine Kennzahl zwei oder drei Monate in die falsche Richtung, ist das Ihr Signal zum Handeln.

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Schritt 3

In der Dispoliste die konkreten Teile finden

Der KPI-Bericht zeigt Ihnen, dass etwas auffällig ist. Die Dispoliste zeigt Ihnen, welche Teile dahinterstecken. Auf dem Übersichtsblatt der Excel-Datei finden Sie die Lagerwertigkeiten zum Stichtag, im Beispiel Dezember 2025:

• Wertigkeit 5F: 33 Positionen mit 2.452 €
• Wertigkeiten 1 und 2: über 60.000 € mit sehr vielen Positionen, das sind die Schnelldreher

Mit einem Doppelklick auf die Wertigkeit 5F öffnet sich die Liste der einzelnen Teile. Lassen Sie sich von der Zahl der Spalten nicht verunsichern. Für den Einstieg reichen wenige:

• Teilenummer und Bezeichnung
• Lagerort
• Händler-Einstandspreis und UPE
• Zugang aus Sonderauftrag (SA) oder aus dem automatischen Nachschub

Sortieren Sie absteigend nach Händler-Einstandspreis oder Lagerwert. So stehen die teuersten Teile oben, und Sie konzentrieren sich auf die 20 Positionen mit dem größten Hebel.

Für den BA-Anteil gehen Sie ähnlich vor, nur mit einem Zwischenschritt über den Geschäftsbericht 1. Dort sehen Sie den BA-Anteil je Dispositionsgruppe und erkennen sofort, welche Gruppe deutlich unter dem Rest liegt. Diese Gruppe filtern Sie anschließend in der Dispoliste und sortieren nach Zugängen aus Sonderauftrag. Wie das an einem konkreten Beispiel aussieht, zeigen wir im [Artikel zum BA-Anteil im BS](LINK ARTIKEL 4).

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Schritt 4

Maßnahmen ableiten

Eine Analyse ohne Folgeaktion bleibt Reporting. Steuerung statt Reporting heißt: Jede Auffälligkeit bekommt eine Maßnahme, einen Verantwortlichen und eine Frist.

Für Teile in den kritischen Wertigkeiten helfen drei Fragen:

1. Warum liegt das Teil hier? War es ein Sonderauftrag, eine Fehlbestellung, ein abgesagter Kundenauftrag?
2. Was machen wir damit? Gibt es noch eine Chance, das Teil zu vermarkten, etwa über Werkstattaktionen oder Preismaßnahmen, oder muss es verschrottet werden?
3. Was lernen wir daraus? Was können wir ab morgen anders machen, damit solche Teile gar nicht erst entstehen?

Ganz verhindern lassen sich Ladenhüter nie. Aber wer schon bei der Wertigkeit 5F reagiert, lässt die Altteile von morgen gar nicht erst entstehen. Bei Sonderaufträgen hat sich zusätzlich ein klarer Freigabeprozess bewährt, zum Beispiel ein Vier-Augen-Prinzip ab einem definierten Betrag.

Halten Sie die Ergebnisse in einem kurzen Protokoll fest: Wer macht was bis wann. Im nächsten Monatstermin schauen Sie zuerst auf die offenen Punkte, dann auf die neuen Zahlen.

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Häufige Stolpersteine

• Alles auf einmal verstehen wollen. Der KPI-Bericht ist umfangreich. Starten Sie mit Bestandswert, Wertigkeiten und BA-Anteil, der Rest kommt mit der Routine.
• Die Serviceleitung schaut allein. Ohne den Teiledienst fehlen die Hintergründe zu einzelnen Teilen, und Maßnahmen werden nicht getragen.
• Positionen statt Euro zählen. Hundert günstige Kleinteile können weniger Kapital binden als drei teure Aggregate.
• Einzelwerte bewerten. Aussagekraft entsteht erst im Monatsverlauf und im Vergleich zum Richtwert.
• Analyse ohne Konsequenz. Wer jeden Monat dieselben Auffälligkeiten findet, aber nichts ändert, hat nur Zeit investiert.

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Fazit

Eine Stunde im Monat, die sich im Ergebnis zeigt

Der KPI-Bericht im Teiledienst wirkt komplex, lässt sich aber mit einer klaren Reihenfolge in unter einer Stunde auswerten: Bericht öffnen, Auffälligkeiten finden, Teile in der Dispoliste identifizieren, Maßnahmen festhalten. Entscheidend ist nicht, jede Kennzahl zu kennen, sondern jeden Monat dieselben wenigen konsequent zu verfolgen. Und zwar gemeinsam mit dem Teiledienst.

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